Suivre la rentabilité d'un dossier grâce aux budgets sur Nemitis

Les budgets

La fonctionnalité Budget permet de suivre en temps réel le temps passé sur un dossier par rapport à un montant de référence. Elle peut être utilisée aussi bien pour suivre la rentabilité d'un forfait que pour respecter une estimation d'honoraires annoncée au client.

Deux cas d'usage principaux : suivre la rentabilité d'un forfait (Cas n°1) ou suivre une estimation d'honoraires (Cas n°2).

Créer un budget

Dans le dossier concerné :

•   Cliquez sur l'onglet « Facturation ».

•   Dans la section « Budgets », cliquez sur le bouton « + ».

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Renseignez les informations suivantes :

•   Intitulé : donnez un nom au budget afin de l'identifier facilement.

•   Montant : indiquez le montant de référence du budget.

•   TTC ou HT : choisissez si le montant saisi doit être suivi en HT ou en TTC.

•   Couleur : choisissez une couleur pour identifier visuellement le budget.

Cliquez ensuite sur « Créer le budget ». Vous pouvez créer plusieurs budgets au sein d'un même dossier si nécessaire.

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Suivre la consommation du budget

La jauge du budget se remplit automatiquement en fonction du temps enregistré, du taux horaire appliqué et du montant du budget défini lors de sa création. Vous pouvez ainsi suivre en temps réel la consommation du budget, quel que soit le cas d'usage.

Si le budget est dépassé, Nemitis affiche notamment le pourcentage de dépassement et le montant dépassant le budget initial.

CAS N°1

Suivre la  rentabilité d'un forfait

Lorsqu'un dossier est traité au forfait, le budget permet de comparer le montant du forfait avec le temps réellement passé sur le dossier.

Exemple : vous facturez un forfait de 1 000 € HT (1 200 € TTC). Vous pouvez créer un budget de 1 000 € HT ou de 1 200 € TTC.

Enregistrer les temps passés

Depuis l'onglet « Feuille de temps », renseignez les différents temps passés sur le dossier :

•   Durée,

•   Taux horaire,

•   Description de la tâche,

•   Personne ayant réalisé le travail.

Les temps sont ensuite valorisés en fonction du taux horaire et viennent alimenter le suivi du budget.

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Important : les temps passés servent uniquement à suivre la rentabilité du dossier. Il faut donc décocher l'option « Facturable » pour que le temps soit considéré comme non facturable. Le temps reste néanmoins enregistré et est pris en compte dans le suivi du budget.

En cas de dépassement

Cela permet de mesurer la rentabilité réelle du dossier et de disposer d'un suivi précis du temps passé. Ces informations peuvent également être utiles pour justifier le travail réalisé si le client conteste le montant d'un forfait.

CAS N°2

Suivre une  estimation d'honoraires

Le budget peut également être utilisé lorsqu'une estimation du montant final des honoraires a été annoncée au client.

Exemple : dans une convention d'honoraires, vous indiquez que le montant ne devrait pas dépasser 3 000 €HT. Vous pouvez alors créer un budget de 3 000 € HT.

Enregistrer les temps passés

Au fur et à mesure de l'avancement du dossier, renseignez les temps passés dans la Feuille de temps (durée, taux horaire, description, personne). Les temps sont valorisés selon le taux horaire et la jauge du budget se remplit automatiquement.

À la différence du forfait, l'option « Facturable » reste cochée : les temps sont normalement facturés au client.

En cas de dépassement

Suivre en temps réel la consommation de l'estimation annoncée au client permet de :

•   Garder le contrôle sur le montant des honoraires,

•   Anticiper un éventuel dépassement,

•   Éviter de dépasser une estimation annoncée sans en avoir conscience,

•   Décider, si nécessaire, d'adapter la stratégie ou d'échanger avec le client sur l'évolution du dossier.

Plusieurs budgets dans un même dossier

Il est possible de créer plusieurs budgets dans un même dossier. Par exemple :

•   Budget « Forfait honoraires »

•   Budget « Provision »

•   Budget « Phase 1 »

•   Budget « Phase 2 ».

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Dans ce cas, il est nécessaire d'affecter manuellement chaque temps au budget correspondant. Cette organisation permet de suivre séparément plusieurs objectifs ou plusieurs phases d'un même dossier.

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