Configurer une arborescence par défaut

La fonctionnalité « Arborescences par défaut » permet de préparer automatiquement une structure de sous-dossiers lors de la création d'un dossier dans Nemitis. Elle permet de gagner du temps, de standardiser l'organisation des dossiers et de faciliter le classement des documents.

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Accéder aux arborescences par défaut

Depuis Nemitis :

·      Accédez au menu Admin

·      Cliquez sur Dossier

·      Sélectionnez Arborescences par défaut

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Une arborescence est déjà disponible

Nemitis propose par défaut une première arborescence. Vous pouvez la modifier pour l'adapter à votre organisation : ajouter, renommer, réorganiser ou supprimer des sous-dossiers.

Si l'arborescence existante ne correspond pas à vos besoins ou si vous souhaitez en créer plusieurs, vous pouvez également créer une nouvelle arborescence.

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Etape 1 : Créer ou modifier une arborescence

Pour créer une nouvelle arborescence, cliquez sur « Ajouter une arborescence » puis donnez-lui un nom.

Lors de la création d'une arborescence, vous devez également définir la matière à laquelle elle est associée via l’icône stylo.

La matière permet à Nemitis de déterminer quelle arborescence appliquer lors de la création d'un dossier. Par exemple : Fiscalité, Travail, Famille, Dommage corporel, Immobilier, Pénal ou Autres.

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Etape 2 : Ajouter des sous-dossiers

Une fois l'arborescence créée, cliquez sur « Ajouter un sous-dossier » et ajoutez les différents sous-dossiers nécessaires à votre organisation.

Exemple :

·      1. Correspondance

·      2. Procédures

·      3. Nos pièces

·      4. Pièces adverses

·      5. Factures

Vous pouvez ensuite :

·      Réorganiser les sous-dossiers à l'aide des flèches.

·      Modifier le nom d'un sous-dossier existant.

·      Supprimer un sous-dossier si nécessaire.

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Etape 3 : Utiliser la notion de "Parent"

La colonne « Parent » permet de créer une organisation plus détaillée en ajoutant des dossiers à l'intérieur d'autres sous-dossiers.

Pour ajouter des dossiers dans un sous-dossier existant, vous pouvez créer un nouveau sous-dossier et sélectionner le dossier parent auquel il doit être rattaché dans la colonne “parent”.

Exemple :

·      3. Nos pièces

·          → Pièces d'identité

·          → Contrats

·          → Documents financiers

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Etape 4 : Définir les dossiers par défaut

Certains sous-dossiers peuvent être associés à des types spécifiques (facture, mail, pièce jointe) de Nemitis.

·      Factures : les factures générées dans Nemitis peuvent être enregistrées dans un sous-dossier automatiquement.

·      Emails : les emails enregistrés depuis le complément Nemitis pour Outlook ou Thunderbird peuvent être classés automatiquement dans un sous-dossier.

·      Pièces jointes : les pièces jointes enregistrées via le complément Nemitis peuvent être automatiquement classées dans un sous-dossier.

Pour chaque type, sélectionnez le sous-dossier correspondant dans la colonne « Dossier par défaut pour ». Nemitis saura ainsi automatiquement où classer les documents concernés.

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Etape 5 : Appliquer la bonne arborescence à un dossier

Lorsqu'un dossier est créé ou ouvert dans Nemitis, la matière qui lui est attribuée permet de déterminer l'arborescence correspondante.

L'arborescence associée à cette matière est alors utilisée comme structure de référence pour organiser les documents du dossier.